Từ ngày 1/6/2025, theo quy định mới tại Nghị định 70, tính năng hủy hóa đơn sẽ không còn được sử dụng. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn sai sót (giảm, tăng, thay đổi thông tin...). Điều này khiến việc phân biệt rõ hai loại hóa đơn điện tử: có mã và không có mã của cơ quan thuế càng trở nên quan trọng.

1. Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Số và Không Có Mã Số Là Gì?

Hóa Đơn Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Mỗi mã gồm 34 ký tự, là duy nhất và có thể được tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Hóa Đơn Không Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Là hóa đơn doanh nghiệp tự lập và ký số, không cần gửi lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo việc truyền dữ liệu đầy đủ và đúng hạn đến cơ quan thuế.

2. Đối Tượng Sử Dụng

Hóa Đơn Có Mã:

• Tất cả doanh nghiệp không phân biệt giá trị giao dịch.
• Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế.
• Hộ cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hoặc thuộc một số ngành nghề đặc thù.
• Các đơn vị thí điểm dùng máy tính tiền kết nối với thuế.

Hóa Đơn Không Có Mã:

• Doanh nghiệp trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử…
• Đã có hạ tầng CNTT và phần mềm kế toán đạt chuẩn.
• Không thuộc nhóm rủi ro cao hoặc có nhu cầu đăng ký hóa đơn có mã.

3. Thủ Tục Đăng Ký

Đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:

• Chọn “Có mã” hoặc “Không có mã” tại mục 1.
• Chọn phương thức chuyển dữ liệu phù hợp tại mục 2 và 3.
   

4. So Sánh Chi Tiết Hai Loại Hóa Đơn

5. Ưu và Nhược Điểm

Hoá đơn có mã:

Ưu điểm:

• Đảm bảo bảo mật, minh bạch.
• Dễ dàng tra cứu và xác thực.
• Không lo thiếu sót dữ liệu gửi lên thuế.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc hệ thống của cơ quan thuế.
• Xuất hóa đơn cần thời gian xử lý mã số. 

Hoá đơn không có mã:

Ưu điểm:

• Linh hoạt hơn trong việc xuất hóa đơn.
• Không bị gián đoạn khi hệ thống thuế lỗi.

Nhược điểm:

• Yêu cầu hạ tầng CNTT mạnh
• Cần kiểm soát kỹ việc gửi dữ liệu đúng hạn để tránh bị xử phạt.

6. Cập Nhật Quan Trọng Từ 1/6/2025 – Không Còn Hủy Hóa Đơn!

Từ ngày 1/6/2025, doanh nghiệp không thể hủy hóa đơn điện tử đã lập, dù hóa đơn sai hoặc khách hàng hoàn tiền, hủy đơn. Thay vào đó, chỉ được sử dụng chức năng điều chỉnh.

Do vậy, việc chọn đúng loại hóa đơn và kiểm soát quy trình xuất hóa đơn ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng trong giai đoạn tới.

Kết Luận

Việc phân biệt rõ hóa đơn điện tử có mã và không có mã số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tránh rủi ro phạt vi phạm trong bối cảnh quy định ngày càng chặt chẽ như hiện nay.

Nguồn: Thư viện Pháp Luật